FTコンサルティング/個人情報保護方針

株式会社 FTコンサルティング 代表取締役 藤原 敏次

株式会社エフティー・コンサルティング(以下、「当社」という)は、当社が業務上取り扱う個人情報について「個人情報の保護に関する法律」および関係法令を遵守し、かつ、日本工業規格(JIS Q 15001)に準拠して自主的なルールおよび体制を確立し、以下のとおり「個人情報保護方針」を定め、これを実行いたします。なお、この内容に関しては、継続的に見直しを行うと共に、その改善・向上に努めてまいります。
  1. この基本方針を実行するため、個人情報保護に係る内部ルールを策定し、当社従業員等に周知徹底し、その改善・維持に努めます。
  2. 個人情報の取得については、適法かつ公正な手段によって行い、不正な方法による取得はいたしません。また、法令により例外として扱うことが認められている場合を除いて、個人情報の主体である本人に、その利用目的についてあらかじめ通知します。
  3. 個人情報の利用は、個人情報の主体である本人に通知した範囲内で、具体的な業務に応じて権限を付与された者のみが、業務上必要な場合においてのみ行います。
  4. 個人情報の正確性を確保し、当社が保有する個人情報の主体である本人より、自己の情報についての開示、および正当と思われる訂正、追加、削除、利用停止等の求めがあるときは、これに遅滞なく対応します。
  5. 当社が保有する個人情報への不正なアクセス、その紛失、破壊、改ざんおよび漏えい等を予防するため、合理的な安全対策を講じると共に、必要な是正措置を実施します。
  6. 個人情報保護に関する取り組みは継続的に見直し、改善・向上に努めます。

個人情報の位置づけおよび管理方法について
当社が取得する個人情報は、当社担当者が直接ご依頼者のもとに出向いて、コンサルティングの概要・特徴をご説明し、同意を得た上で直接及び間接に取得するものです。同意は、書面(申込書、各手続についての委任状ほか)によります。

なお、当社が取得する個人情報の特徴と管理方法の概要は以下のとおりです。
  1. 当社がコンサルティング実施において取得する個人情報には、(i)法定相続人の住所、氏名、本籍や被相続人との続柄など住民票や戸籍謄本に記載されている情報、および(ii)被相続人の相続財産に関する情報が含まれます。
  2. 上記1.(i)の個人情報は、ご依頼にもとづいて当社所属・提携の弁護士、司法書士、行政書士が法律の規定に基づき職権で取得する情報です。また1.(ii)の情報は税理士が税理士法の規定に基づき職務上取得する情報です。
  3. 上記2.の者には法律上厳格な守秘義務が課されていることに加え、弁護士会、司法書士会、税理士会、行政書士会などが定めるガイドラインに沿って個人情報を管理しており、その保護に欠けるところはありません。
  4. 上記3.の個人情報管理に加え、当社が策定した個人情報保護に係る内部ルールに基づき、個人情報は厳格に管理されております。


個人情報の位置づけおよび管理方法について
当社が取り扱う個人情報の情報主体と情報の種類は下表の冒頭に記載したとおりです。
これら情報主体、情報種類に対応して当社では個人情報保護に係る内部ルールを策定しております。当該ルールのうち情報受領者、情報利用目的、業務委託先および管理方法の概略は以下のとおりです。

項目

内容

特記事項

個人情報の情報主体

①法定相続人
②受遺者(包括)
③受遺者
④その他戸籍謄本、住民票に記載されている者
⑤被相続人

被相続人(⑤)は、個人情報保護法の保護対象となる情報主体ではないが、①~④の個人情報に関わる可能性があること、また葬儀後法律関係手続を受託する当社業務の特殊性および個人情報保護法の趣旨に鑑み、当社では情報主体に加えている。

個人情報の種類

遺産分割、相続登記、相続税申告手続その他葬儀後法律関係手続にかかる上記①~⑤の個人情報主体にかかる住民票、戸籍謄本、除籍謄本に記載されている情報および相続財産に関する情報

除籍謄本等被相続人に関する情報は個人情報には該当しないが、個人情報保護法の趣旨に鑑み、当社における個人情報保護に係る内部ルールの対象としている。

個人情報を扱う事業者

株式会社
エフティー・コンサルティング

 

上記における管理者

代表取締役
主席コンサルタント藤原敏次

左記管理者が事務を行うことができないときは、管理部マネージャーが事務を代行する。ただし、事務内容については随時取締役会に報告し、かつその承認を得るものとする。

情報受領者

株式会社
エフティー・コンサルティング

当社が取得した個人情報は業務に必要な限度で提携実務家に提供する。また提携実務家が直接取得した個人情報は、業務に必要な限度で当社が利用する。

個人情報の収集目的

遺産分割、相続登記、相続税申告手続その他葬儀後法律関係手続の遂行

 

個人情報の種類

遺産分割、相続登記、相続税申告手続その他葬儀後法律関係手続にかかる上記①~⑤の個人情報主体にかかる住民票、戸籍謄本、除籍謄本に記載されている情報

除籍謄本等被相続人に関する情報は個人情報には該当しないが、個人情報保護法の趣旨に鑑み、当社における個人情報保護に係る内部ルールの対象としている。

従業者管理

個人情報取り扱い従業者の範囲を明確にし、かつその者が行う作業手順を明確化し、作業状況についての随時報告を義務づけ

従業者には当社所属の実務専門家を含む。

業務委託先 弁護士、司法書士、税理士、行政書士、社会保険労務士その他の提携実務専門家 当社所属の実務専門家は含まない。
業務委託者管理
・業務委託先を実務専門家に限定して直接個別案件を委託する。
・個人情報の受け渡しは委託業務に必要な範囲に限定し、かつ業務委託書を作成し個人情報保護に関する取り決めを行う。
・再委託は原則として認めない。
業務委託先である実務専門家が雇用する従業員は、再委託先に含まれない。
上記従業員に対する業務管理は、当社の従業員管理に準じたルールを適用するものとする。

 

個人情報取得の態様と利用目的の通知
個人情報保護法第18条の規定に基づき当社が葬儀後手続に関し取得する個人情報の態様を整理し、かつそれぞれの態様に応じた利用目的の通知等の方法を策定しました。その内容の概略は以下のとおりです。

項目

取得の態様

利用目的の通知等

直接取得

  1. 書面による直接取得(18条2項)

①契約を締結することにともなって契約書に記載された当該本人の個人情報を取得する場合
②契約書以外の書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合

あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する。
(具体的には)
※今後の手続き内容を説明し、必要な情報の種類を告げた上で、申込書の記載を求める

  1. 書面による直接取得以外の取得(18条1項)

①本人から取得する場合

あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、または公表する。
(具体的には)
※今後の手続き内容を説明し、必要な情報の種類を告げた上で、本人、第三者または官公署から情報を取得する。

間接取得

②第三者を介して間接取得する場合
③人を介さずに公開情報等から間接取得する場合

(3)受託による間接取得(18条1項)

※本表の法文番号は個人情報保護法

 

当社の業務委託先
当社が取得する個人情報は、すべて当社がご本人の同意を得て、当社独自の判断で取得している情報です。 当社は個人情報保護の重要性を真剣に受け止め、その管理が万全となるよう全力で取り組んでおります。 したがって、当社が業務委託をする実務家に対しては、顧客の信頼を損なうことのないよう万全の情報管理体制を敷いております。

【個人情報の取扱に関するお問合せ窓口】
 株式会社FTコンサルティング
 〒244-0801 神奈川県横浜市戸塚区品濃町566-1-804   TEL.045-827-1801
 (受付時間 9:00~18:00)